من الورق إلى الدقة: كيف يحول الابتكار الرقمي إدارة المستودعات

إن المستودعات الفعالة هي العمود الفقري للمساعدة الإنسانية. فهي تضمن تخزين الإمدادات الحيوية وإدارتها ونشرها بسرعة أثناء الأزمات - مما ينقذ الأرواح وسبل العيش. تتيح إدارة المستودعات للمنظمات الإنسانية تتبع الإمدادات وتواريخ انتهاء صلاحيتها في الوقت الفعلي، مما يقلل من النفايات مع الحفاظ على توافر المخزون. من خلال تحسين إدارة معلومات المستودعات، يمكن للمنظمات الإغاثية تعزيز تأثيرها، وتخفيف المعاناة في المجتمعات المتضررة من الكوارث. قامت جمعية الصليب الأحمر الزامبي، بالتعاون مع جمعية الصليب الأحمر الهولندي، بتطوير أداة مركزية لإدارة المخزون الرقمي. هذا النظام سهل الاستخدام، والذي تحتفظ به الجمعية الوطنية بشكل مستقل، يثبت كيف يمكن للتفاعل بين التطبيقات المتاحة بسهولة تعزيز الكفاءة التشغيلية دون تكبد نفقات كبيرة.

حل رقمي لمشكلة شائعة

في حين أن إدارة المستودعات الفعالة أمر بالغ الأهمية للعمليات الإنسانية، غالباً ما تكافح الجمعيات الوطنية لتتبع السلع الواردة والصادرة، ومراقبة مستويات المخزون، وضمان التوزيع في الوقت المناسب أثناء حالات الطوارئ. يمكن أن تكون طرق التتبع الورقية مرهقة وعرضة للأخطاء، مما يسبب تأخيرات متكررة. إدراكًا لهذه التحديات، سعت جمعية الصليب الأحمر الزامبي إلى حل لتبسيط عمليات المستودعات الخاصة بها من خلال إنشاء نظام مستقل سهل الاستخدام مبني على الأدوات المستخدمة بالفعل.

بناءً على هذا الافتراض، قامت الجمعية الوطنية، بتوجيه من فريق البيانات والرقميات بالصليب الأحمر الهولندي (510)، بدمج ثلاث أدوات رئيسية في نظام إدارة المخزون الخاص بها. تُستخدم أداة جمع البيانات مفتوحة المصدر ’كوبو تول بوكس" (Kobo Toolbox) لتسجيل تفاصيل البضائع الواردة إلى المستودع، بما في ذلك أنواع الأصناف وكمياتها وتواريخ انتهاء صلاحيتها. عند إرسال بضائع جديدة، يتم تحديث النماذج وفقًا لذلك، مما يضمن التقاط البيانات في الوقت الفعلي وتقليل الأخطاء. يتلقى المستخدمون تنبيهات عبر البريد الإلكتروني لإبلاغهم بجميع أنشطة التخزين الجديدة المقدمة إلى كوبو. يتم سحب المعلومات التي تم جمعها من خلال كوبو إلى ورقة إكسل للتخزين والتحليل، وتصويرها في لوحة معلومات Power BI للحصول على نظرة شاملة لمستويات المخزون عبر المستودعات، مصنفة حسب المقاييس ذات الصلة مثل نوع الصنف أو الجهة المانحة. تسهل هذه التمثيلات المرئية على لوحة المعلومات اتخاذ قرارات مستنيرة، وإعادة التخزين في الوقت المناسب، وتقديم تقارير فعالة للجهات المانحة. يتضمن الاستفادة من هذه الأدوات الثلاث القوية مجموعة من المزايا، بدءًا من كونها فعالة من حيث التكلفة والتشغيل دون اتصال بالإنترنت، وصولاً إلى توفير تنبيهات بريد إلكتروني مفيدة حول حركة المخزون أو انتهاء صلاحيته، بالإضافة إلى مظهر وأسلوب مألوف يجعل النظام سهل التنقل. يضمن هذا النهج أن تتمكن الجمعية الوطنية من صيانة النظام وتكييفه حسب الحاجة، وبالتالي تملكه بالكامل.

“كنا بحاجة إلى نظام إلكتروني لتتبع المخزون وتواريخ انتهاء صلاحية المواد. كان الموظفون يضطرون باستمرار إلى متابعة أرصدة المخزون، وهذا بالضبط ما يساعد فيه هذا النظام - وحتى الآن، النظام سهل الاستخدام.”

هوارد ندولي، نقطة الاتصال للمعلومات والإحصاءات ومسؤول إدارة ومراقبة وتقييم الأداء في جمعية الصليب الأحمر الزامبي

حتى الآن، لا تزال إدارة المخزون الرقمي تعمل كمكمل للسجلات الورقية مثل بطاقات المخزون وطلبات المستودعات، لدعم المعلومات المتاحة إلكترونيًا. يمكن استشارة السجلات الورقية ضمن النظام، مما يضمن تطابق كلا السجلين.

التعاون - مفتاح دعم الحلول الرقمية الإنسانية

انبثق نظام إدارة البيانات المخصص هذا عن تعاون وثيق بين جمعية الصليب الأحمر الزامبي وجمعية الصليب الأحمر الهولندية. يعالج هذا النظام المتطلبات الفريدة لجمعية الصليب الأحمر الزامبي ويمكّن الجمعية الوطنية من استخدامه بشكل مستقل. تولى فريق 510 دور المستشار التقني في تكوين النظام، مما يضمن توافقه مع السياق التشغيلي لجمعية الصليب الأحمر الزامبي وتقديم الدعم عن بعد.

توضح الشراكة بين هاتين الجمعيتين الوطنيتين أن العمل معًا ضروري لتعزيز الاستجابة الإنسانية. من خلال الجمع بين المعرفة المحلية والخبرة الفنية، أتاح هذا التعاون تطوير نظام رقمي لإدارة المستودعات مصمم خصيصًا لاحتياجات جمعية الصليب الأحمر الزامبي. سمحت هذه التآزر ببناء القدرات على المدى الطويل وإيجاد حل يمكن للجمعية الوطنية الاحتفاظ به بشكل مستقل. يمكن لتوحيد الجهود وتبادل الخبرات بهذه الطريقة أن يدفع الابتكار ويخلق حلولًا قابلة للتطوير تفيد شبكة إغاثة إنسانية عالمية.

“معًا، قامت جمعياتنا الوطنية بتطوير نظام يمكنه عكس الواقع بسلاسة في المستودعات في جميع أنحاء زامبيا. نحن مستعدون للاستجابة، لأننا نعرف بالضبط ما هو متاح في مخزوننا وما سينتهي صلاحيته قريبًا. أرى إمكانية للتكرار في سياقات مختلفة.”

سايمون دوريل، ممثل إدارة المشاريع في الصليب الأحمر الهولندي لدى جمعية الصليب الأحمر الزامبي

تداعيات على القطاع الإنساني الأوسع

يقدم نجاح نظام إدارة المستودعات الرقمية لجمعية الصليب الأحمر الزامبي رؤى قيمة للجمعيات الوطنية الأخرى التي تواجه تحديات مماثلة في إدارة البيانات. يوضح التعاون بين جمعية الصليب الأحمر الزامبي وجمعية الصليب الأحمر الهولندية كيف يمكن للحلول الرقمية المصممة خصيصًا أن تحدث ثورة في إدارة المستودعات في السياق الإنساني. من خلال دعم البساطة وإعطاء الأولوية للاستقلالية، يمكن للجمعيات الوطنية تعزيز كفاءتها التشغيلية وقدرتها على الاستجابة - مما يدل على أن التحسينات الكبيرة في المتناول، دون الحاجة إلى استثمارات ضخمة أو بنى تحتية معقدة.

تنصل: يرجى ملاحظة أن النسخ العربية والفرنسية والإسبانية من هذه المقالة تم إنشاؤها تلقائيًا باستخدام الذكاء الاصطناعي. لا يمكننا ضمان الدقة الكاملة لهذه النسخ.