Un almacenamiento eficaz es la columna vertebral de la ayuda humanitaria. Garantiza que los suministros vitales puedan almacenarse, gestionarse y desplegarse rápidamente durante las crisis, salvando vidas y medios de subsistencia. La gestión de almacenes permite a las organizaciones humanitarias hacer un seguimiento de los suministros y sus fechas de caducidad en tiempo real, minimizando el desperdicio y manteniendo la disponibilidad de stock. Al optimizar la gestión de la información del almacén, las organizaciones de ayuda pueden mejorar su impacto, aliviando el sufrimiento en las comunidades afectadas por desastres. La Sociedad de la Cruz Roja de Zambia, en colaboración con la Cruz Roja de los Países Bajos, ha sido pionera en una herramienta centralizada digital de gestión de existencias. Este sistema fácil de usar, mantenido de forma autónoma por la Sociedad Nacional, demuestra cómo la interacción de aplicaciones fácilmente disponibles puede mejorar la eficiencia operativa sin incurrir en gastos significativos.
Una solución digital a un problema común
Si bien una gestión eficaz del almacén es fundamental para las operaciones humanitarias, las Sociedades Nacionales a menudo tienen dificultades para rastrear los bienes entrantes y salientes, supervisar los niveles de existencias y garantizar una distribución oportuna durante las emergencias. Los métodos de seguimiento en papel pueden ser tediosos y propensos a errores, lo que a menudo causa retrasos. Reconociendo estos desafíos, la Sociedad de la Cruz Roja de Zambia buscó una solución para optimizar sus operaciones de almacén mediante la creación de un sistema autónomo y fácil de usar basado en herramientas ya en uso.
Con base en esta premisa, la Sociedad Nacional, con la guía del equipo de datos y digital de la Cruz Roja de los Países Bajos, 510, integró tres herramientas principales en su sistema de gestión de inventario. La herramienta de recolección de datos de código abierto, Kobo Toolbox, se utiliza para registrar los detalles de los productos que ingresan al almacén, incluidos tipos de artículos, cantidades y fechas de vencimiento. Cuando se envían nuevos productos, los formularios se actualizan en consecuencia, lo que garantiza la captura de datos en tiempo real y minimiza los errores. Los usuarios reciben alertas por correo electrónico informándoles sobre todas las nuevas actividades de almacenamiento enviadas a Kobo. La información recopilada a través de Kobo se extrae a una hoja de Excel para su almacenamiento y análisis, y se visualiza en un panel de Power BI para una visión general completa de los niveles de inventario en los almacenes, categorizada por métricas relevantes como tipo de artículo o donante. Dichas representaciones visuales en el panel facilitan la toma de decisiones informadas, la reposición oportuna y la presentación de informes eficientes a los donantes. El aprovechamiento de estas tres poderosas herramientas ofrece una gama de beneficios, desde ser rentable y operativo sin conexión hasta proporcionar prácticas alertas por correo electrónico sobre el movimiento o vencimiento del inventario, así como una apariencia familiar que facilita la navegación por el sistema. Este enfoque garantiza que la Sociedad Nacional pueda mantener y adaptar el sistema según sea necesario y, por lo tanto, ser totalmente propietaria del mismo.
“Necesitábamos un sistema electrónico para rastrear el inventario y las fechas de caducidad de los artículos. El personal tenía que hacer un seguimiento constante de los saldos de stock, que es exactamente en lo que este sistema ayuda. Y hasta ahora, todo bien, el sistema es fácil de usar.”
Howard Nduli, Delegado de Información y Comunicación y Oficial de PMER en la Sociedad de la Cruz Roja de Zambia
Hasta la fecha, la gestión de existencias digital sigue funcionando de forma complementaria a los registros en papel, como fichas de existencias y requisiciones de almacén, para respaldar la información digitalmente disponible. Los registros en papel pueden consultarse dentro del sistema, asegurando que ambos registros coincidan.
Colaboración – clave para promover soluciones digitales humanitarias
Este sistema de gestión de datos personalizado es el resultado de una estrecha colaboración entre la Cruz Roja de Zambia y la Cruz Roja de los Países Bajos. Aborda los requisitos únicos de la Cruz Roja de Zambia y permite a la Sociedad Nacional utilizarlo de forma independiente. El equipo 510 asumió un papel de asesoramiento técnico en la configuración del sistema, asegurando que se alineara con el contexto operativo de la Cruz Roja de Zambia y brindando apoyo remoto.
La asociación entre estas dos Sociedades Nacionales demuestra que trabajar juntas es esencial para fortalecer la respuesta humanitaria. Al combinar el conocimiento local con la experiencia técnica, esta colaboración permitió el desarrollo de un sistema digital de gestión de almacenes adaptado a las necesidades de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja de Zambia. Esta sinergia permitió un fortalecimiento de capacidades a largo plazo y una solución que la Sociedad Nacional puede mantener de forma autónoma. Unir fuerzas y compartir experiencia de esta manera puede impulsar la innovación y crear soluciones escalables que beneficien a una red humanitaria global.
“Juntas, nuestras Sociedades Nacionales han desarrollado un sistema que puede reflejar fielmente la realidad en los almacenes de Zambia. Estamos listos para responder, porque sabemos exactamente lo que hay en nuestro inventario y lo que caducará pronto. Veo potencial para replicarlo en diferentes contextos.”
Simon Doreille, Delegado de Gestión de Proyectos de la Cruz Roja Neerlandesa para la Sociedad de la Cruz Roja de Zambia
Implicaciones para el sector humanitario en general
El éxito del sistema de gestión de almacenes digitales de la Cruz Roja de Zambia ofrece valiosas perspectivas para otras Sociedades Nacionales que enfrentan desafíos similares en la gestión de datos. La colaboración entre la Cruz Roja de Zambia y la Cruz Roja de los Países Bajos ejemplifica cómo las soluciones digitales personalizadas pueden revolucionar la gestión de almacenes en el contexto humanitario. Al defender la simplicidad y priorizar la autonomía, las Sociedades Nacionales pueden mejorar su eficiencia operativa y capacidad de respuesta, demostrando que las mejoras significativas están al alcance, sin necesidad de inversiones sustanciales o infraestructuras complejas.
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