Cada minuto en Costa Rica, alguien pide ayuda. Como el principal proveedor de servicios de ambulancia del país, la Cruz Roja Costarricense responde a más de medio millón de emergencias cada año. Desde accidentes de carretera hasta rescates en montaña y enfermedades repentinas, siempre están en movimiento. Pero hasta hace poco, los datos detrás de estas operaciones que salvan vidas estaban en un callejón sin salida. Después de una respuesta, los paramédicos completaban formularios de incidentes en papel que luego se transcribían en computadoras locales en las sucursales. La información permanecía aislada, de difícil acceso e imposible de analizar a nivel nacional. En un entorno de alta presión, esto limitaba la transparencia, ralentizaba la toma de decisiones y dificultaba el aprendizaje de lo que ocurría sobre el terreno. Eso ha cambiado ahora.
Una Sociedad Nacional liderando el cambio digital
La Cruz Roja Costarricense trabajó con la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) y el equipo de datos y digital 510 de la Cruz Roja Neerlandesa, para mapear su panorama digital e identificó la atención de ambulancias y hospitales como un área prioritaria para la transformación digital. Lo que comenzó como una ambición de mejorar el uso de los datos, se ha convertido desde entonces en un sistema funcional de gestión de datos que está cambiando el trabajo diario en la sede central y las sucursales locales, un paso importante en el viaje de transformación digital más amplio de la Sociedad Nacional.
Construcción de un sistema de gestión de datos simple y sostenible
En 510, nos centramos no solo en la tecnología, sino en la sostenibilidad. Junto con colegas costarricenses, el equipo diseñó un sistema que se adapta a los flujos de trabajo existentes, es fácil de usar y puede mantenerse localmente. El nuevo sistema de gestión de datos, construido en EspoCRM, ha permitido a las sucursales locales introducir formularios en papel, haciendo que los datos estén disponibles centralmente en toda la Sociedad Nacional. Actualmente se está probando una versión digitalizada de estos formularios en papel en tabletas de ambulancia, y se prevé que acelere drásticamente la captura y el análisis de datos.
El impacto operativo de estos cambios ha sido transformador. Un sistema centralizado significa una visión más rápida de los tiempos de respuesta, las necesidades de los pacientes y la asignación de recursos. También significa menos tiempo dedicado a la entrada manual, y más tiempo para la atención al paciente.
Transparencia, rendición de cuentas y mejores decisiones
El personal de los distintos departamentos reporta un claro aumento en la transparencia y la rendición de cuentas de los datos, lo que crea un flujo de trabajo más responsable para la entrada de datos y la notificación de incidentes.
“Antes, las sucursales almacenaban los datos localmente, por lo que la sede central no tenía acceso. Con el nuevo sistema, podemos acceder a esta información, hacer un seguimiento con las sucursales y tener un proceso de incidencias mucho más cercano. Ha creado una conexión más estrecha entre la sede central y las regiones.”
Michelle Durán Cruz, Cruz Roja Costarricense
La calidad de los datos también ha mejorado. Los equipos de coordinación ahora utilizan datos en tiempo real para una planificación operativa detallada y oportuna. En lugar de trabajar con información incompleta o desactualizada, el personal puede basar sus decisiones en lo que está sucediendo en el terreno. El sistema también es capaz de adaptar los paneles a diferentes funciones. En lugar de mostrar a todos los mismos formularios e informes, muestra información basada en lo que cada función realmente necesita. Esto reduce la confusión y la sobrecarga de información, asegurando que los paramédicos, coordinadores y administradores vean los datos relevantes para sus responsabilidades.
Confianza, compromiso y mejora de las habilidades digitales
El sistema ha cambiado fundamentalmente cómo las personas se sienten al trabajar con datos. El personal describe una mayor confianza en la gestión de datos, mencionando el diseño intuitivo del sistema, la capacitación y los materiales de apoyo como factores clave. Los usuarios ahora exportan datos rutinariamente, generan estadísticas y gestionan informes por sí mismos, e incluso organizan de forma independiente sesiones de capacitación para otros.
“El sistema ha sido bien recibido. La gente está genuinamente interesada en la digitalización, lo que ha creado una energía positiva. Algunas personas incluso han preguntado si se pueden introducir ciertas funciones en el sistema, lo que demuestra su flexibilidad y personalización para apoyar su trabajo.”
Lileana Guzmán González, Cruz Roja Costarricense
Dando forma al futuro de los servicios de ambulancia
Mirando hacia el futuro, la centralización de los datos de las ambulancias seguirá dando forma a la forma en que la Cruz Roja Costarricense opera a nivel nacional. A medida que se incorporen más sucursales, la organización obtendrá una visión completa de la actividad de las ambulancias en todo el país, lo que permitirá una mejor asignación de recursos y una planificación estratégica.
La Cruz Roja Costarricense está actualmente probando la recopilación de información estandarizada en combinación con el sistema, con tabletas en las ambulancias que gradualmente están reemplazando los formularios de incidentes en papel. Los resultados iniciales son positivos tanto en áreas urbanas de alta incidencia como en regiones más remotas, ofreciendo una configuración práctica para diferentes realidades operativas.
La flexibilidad del sistema también está abriendo nuevas posibilidades. Se está explorando la alineación con los estándares de datos de salud de Costa Rica, con el objetivo a largo plazo de integrarse con los sistemas nacionales de salud. Si se materializa, esto extendería el impacto del sistema a través del sector de la salud en general del país.
Por qué esto importa para otras Sociedades Nacionales
Para las Sociedades Nacionales que se preguntan si están listas para sistemas digitales como este, la Cruz Roja Costarricense ofrece un ejemplo alentador. No necesitas ser una potencia tecnológica: al empezar poco a poco, centrándote en las necesidades operativas reales e invirtiendo tanto en las personas como en la tecnología, es posible lograr un cambio significativo. Cuando ocurren emergencias, no hay tiempo para esperar información. Con los datos correctos en el lugar correcto, puedes moverte más rápido, decidir mejor y brindar atención de emergencia más efectiva cuando cada minuto cuenta.
Esta iniciativa fue financiada por el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos, basándose en los cimientos de una iniciativa anterior financiada por Microsoft. Para seguir apoyando la transformación digital de la Cruz Roja Costarricense, se está planificando otra inversión digital con el apoyo de Microsoft, la FICR y la Cruz Roja Neerlandesa.
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Nuestro trabajo en Costa Rica es parte de una historia más grande: desde almacén a gestión de comentarios, desde seguimiento de casos de salud a la coordinación de ambulancias, 510 ayuda a las Sociedades Nacionales a crear sistemas de gestión de datos adaptados a sus necesidades exactas. ¿Le interesa seguir una solución de gestión de datos similar con su Sociedad Nacional u organización? Póngase en contacto con:
Coordinador de Gestión de Datos e Información Wessel de Jong wdejong@redcross.nl