Gestión de la Información de Refugios: Innovando Programas de Asistencia de Alquiler y Asistencia de Alojamiento

En el panorama en constante evolución de la ayuda humanitaria y la respuesta a desastres, la gestión eficiente del acceso a un refugio seguro y digno para quienes lo necesitan es crucial para garantizar una asistencia oportuna a las personas necesitadas. Una iniciativa innovadora que destaca a este respecto es el programa de asistencia de alquiler y alojamiento implementado por la Cruz Roja Eslovaca y la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja (FICR), en respuesta al conflicto en Ucrania y el posterior afluencia de poblaciones desplazadas a Eslovaquia. Los programas de alquiler y alojamiento requieren un extenso proceso de gestión de la información. 510, la iniciativa digital y de datos de la Cruz Roja Neerlandesa, se solicitó dar soporte a la Sociedad Nacional en el desarrollo de una plataforma de Gestión de la Información (IM de Vivienda), proporcionando una solución optimizada y eficaz para gestionar la información relacionada con el programa.

‘Tener acceso a un sistema de gestión de datos de alta calidad puede contribuir enormemente a la correcta ejecución, eficiencia y éxito general de un programa de refugio como este.’
– Leeanne Marshall (Coordinadora Regional de Refugios y Asentamientos de la FICR)

Objetivo de los programas de asistencia de alquiler y asistencia de alojamiento
Los programas de asistencia de alquiler y alojamiento desempeñan un papel fundamental en el apoyo a las personas que necesitan refugio y protección, utilizando el mercado de viviendas existente, ya sea a través de apartamentos y casas privadas o facilitando el acceso a alojamientos en familias anfitrionas. Estos programas se dirigen a los hogares más vulnerables basándose en criterios de elegibilidad específicos, lo que les permite inscribirse para recibir apoyo. En este programa de refugio, la Cruz Roja Eslovaca, durante un período determinado, cubre los costos relacionados con el alquiler y los servicios públicos, ya sea a través de asistencia directa en efectivo y cupones (CVA) a las personas, o como pagos a los propietarios o proveedores de servicios. Existe un fuerte vínculo con los programas de subsistencia, apoyando a los hogares para que desarrollen estrategias sostenibles para asegurar sus propios ingresos y mantener sus condiciones de vida después de que finalice el apoyo de alquiler.

“El Punto de Servicio Humanitario no es solo un lugar al que la gente acude a pedir algo. Realmente crea relaciones dentro de la comunidad ucraniana. Muchas personas desplazadas de Ucrania están solas y aprecian mucho el ambiente familiar que sienten en el lugar.”
– Miembro del personal (Cruz Roja Eslovaca)

La Plataforma IM de Refugio
Comprender las necesidades únicas de la Cruz Roja Eslovaca fue crucial para diseñar la plataforma Shelter IM. La Sociedad Nacional buscaba una plataforma integrada que pudiera recopilar y gestionar información de manera eficiente, operar tanto en línea como fuera de línea, automatizar la mensajería a los hogares, mejorar la eficiencia del proceso de pago, eliminar la dependencia de Excel y automatizar los pasos en el proceso de inscripción. La Plataforma Shelter IM incorpora a la perfección estas necesidades, proporcionando una solución integral y fácil de usar adaptada a los intrincados requisitos de las operaciones de ayuda humanitaria en el campo de la asistencia de alquiler y alojamiento. La Cruz Roja Eslovaca ha apoyado a 698 familias en este programa hasta la fecha. Las personas afectadas pudieron acudir al Punto de Servicio Humanitario donde serían registradas en el sistema.

Plataforma de mensajería de refugio

Proceso de Diseño, Desarrollo e Implementación
El viaje comenzó con una visita a Bratislava en agosto de 2022, donde se comprendieron de manera integral los componentes del Programa de Asistencia de Alquiler y Familia Anfitriona. Esto incluyó identificar las necesidades de los usuarios y diseñar el flujo de Gestión de la Información. La plataforma se desarrolló utilizando EspoCRM, una herramienta de gestión de relaciones con clientes de código abierto. Una segunda visita de campo en septiembre implicó la prueba de la plataforma con usuarios relevantes, la implementación de comentarios, la definición de roles y responsabilidades de los usuarios, y la realización de sesiones de capacitación para el personal de los Puntos de Servicio Humanitario. Posteriormente, la plataforma se desplegó en Polonia, con soporte continuo a las Sociedades Nacionales para mantenimiento y asistencia técnica.

Punto de Servicio Humanitario en la sucursal de Poprad, Eslovaquia. © IFRC

Arquitectura IM de Refugio:
La arquitectura Shelter IM sirve como un marco integral diseñado para optimizar la recopilación, el análisis y la difusión de información crítica dentro de los contextos de refugios y humanitarios.

Arquitectura del CI Refugio

Integración de plataformas
La plataforma IM de Shelter se integra con el sistema RedRose utilizado para la asistencia en efectivo y cupones en la respuesta a Ucrania, mejorando la eficiencia general de las operaciones de la Cruz Roja en la transferencia automática de efectivo a los participantes del programa. Además, proporciona la flexibilidad para integrarse a la perfección con plataformas de pago alternativas como la Plataforma 121, introduciendo así vías adicionales para las transferencias de efectivo. De este modo, se garantiza una colaboración sinérgica entre varios sistemas para un enfoque más holístico y optimizado de la asistencia humanitaria.

Próximos Pasos y Reflexión
La iniciativa de Gestión de Información de Refugios (Shelter IM, por sus siglas en inglés) abarca una estrategia multifacética para la mejora continua y el impacto global. Esto implica recopilar comentarios de la implementación en Eslovaquia y Polonia para refinar la plataforma. También incluye contribuir al desarrollo de Procedimientos Operativos Estándar (POE) en colaboración con la IFRC y el Clúster Global de Refugios. Adicionalmente, la iniciativa se enfoca en crear un plan de escalabilidad para el despliegue rápido en diversos contextos, desarrollando una plantilla estandarizada de EspoCRM, brindando apoyo para el desarrollo de capacidades a la IFRC y Sociedades Nacionales, y buscando activamente nuevas oportunidades para desplegar el sistema Shelter IM en varios contextos humanitarios. A través de estas medidas integrales, Shelter IM aspira a evolucionar como una solución dinámica e impactante en el campo de la ayuda humanitaria. En conclusión, la colaboración entre la IFRC, la Cruz Roja Eslovaca y 510 en la plataforma Shelter IM ejemplifica el uso innovador de herramientas digitales para mejorar la eficiencia e impacto de la ayuda humanitaria. Al aprovechar la tecnología para abordar las necesidades únicas de la Cruz Roja Eslovaca, esta plataforma tiene el potencial de mejorar en gran medida la forma en que se gestionan los programas de asistencia de alquiler y el apoyo a familias de acogida, no solo en Eslovaquia y Polonia, sino también como una solución escalable para diversos contextos en todo el mundo.